Как се подава оферта в ЦАИС ЕОП: стъпки, КЕП и най-честите грешки

Съдържание на статията

1. Какво е необходимо, за да подадете оферта в ЦАИС ЕОП
2. Регистрация в ЦАИС ЕОП: кой я прави и с какъв подпис
3. КЕП за обществени поръчки: кой подписва офертата
4. Подаване на оферта в ЦАИС ЕОП стъпка по стъпка
5. Ключът и декриптирането: какво става след подаването
6. Срокът за подаване: до кой час и какво става при срив на ЦАИС ЕОП
7. Най-честите грешки при подаване на оферта
8. Последните 48 часа преди срока: какво да проверите
9. Какво можем да поемем ние – и какво остава за Вас
10. Често задавани въпроси

Офертата в ЦАИС ЕОП се подава електронно: фирмата се регистрира в платформата, създава оферта по конкретната поръчка, запазва ключа за криптиране, качва документите, подписва с КЕП и подава преди часа на крайния срок. След срока същият ключ е нужен още веднъж – за декриптиране. Участник, който не декриптира офертата си навреме, се отстранява (чл. 9л, ал. 5 ППЗОП).

По-долу са стъпките за подаване на оферта в ЦАИС ЕОП според ЗОП, ППЗОП и официалните указания за платформата. Ще видите още кой какво подписва, какво става при срив на платформата и грешките, заради които добре подготвени оферти отпадат. Редът е описан по ЗОП (с измененията до ДВ, бр. 71 от 2026 г., в сила към 07.08.2026 г.) и ППЗОП в редакцията от ДВ, бр. 62 от 2024 г.

ЦАИС ЕОП е държавната платформа, която поддържа и управлява изпълнителният директор на Агенцията по обществени поръчки (чл. 229, ал. 1, т. 11 ЗОП). ЕОП Direct е частна услуга: помагаме Ви да намерите поръчката и да подготвите документите, а офертата подавате Вие – от профила на фирмата. Ако участвате за първи път, започнете от пълното ръководство как да участвате в обществена поръчка.

Какво е необходимо, за да подадете оферта в ЦАИС ЕОП

Самото подаване е бързо. Времето отива за това, което трябва да е готово предварително:

• Регистрация на фирмата в ЦАИС ЕОП – в платформата действат само регистрирани възложители и стопански субекти (чл. 9ж, ал. 1 ППЗОП). Ако участвате за първи път, регистрирайте се поне седмица преди срока: профилът, КЕП и правата на колегите се уреждат с време.
• КЕП на всеки, който ще подписва – на представляващия, а при нужда и на втория представляващ или на пълномощника (с пълномощно, което покрива участието), с проверен срок на валидност.
• Последната версия на документацията и всички разяснения – офертата трябва точно да следва обявените условия (чл. 101, ал. 5 ЗОП).
• Документите на български език (чл. 101, ал. 6 ЗОП), а чуждоезичните – с превод, когато се изисква.
• Гаранция за участие не се дава – действащият ЗОП не я предвижда. Гаранции възложителят може да изиска само от определения изпълнител: за изпълнението на договора – при подписването му – и за аванса (чл. 111, ал. 1 и чл. 112, ал. 1, т. 3 ЗОП); вижте гаранциите по ЗОП.

В ЕОП Direct прогнозната стойност, срокът и оставащите дни се виждат на страницата на поръчката. Блокът „Какво ще Ви е необходимо“ изрежда критериите за подбор от обявлението с източника им, а с фирмен профил показва и какво от нужното вече е в профила Ви. Поръчките търсите в каталога на активните поръчки.

Регистрация в ЦАИС ЕОП: кой я прави и с какъв подпис

Регистрацията се прави веднъж – от оправомощено лице, с квалифициран електронен подпис или с удостоверение за електронна идентичност (чл. 9ж, ал. 2 ППЗОП). Лицето става администратор на профила на фирмата: въвежда данните ѝ (ал. 3) и присъединява колегите, които ще работят по офертите, с права според ролята им (ал. 4).

Имайте предвид чл. 9г, ал. 1 ППЗОП: действията и бездействията в платформата на лицата, които сте оправомощили, се смятат за извършени от фирмата, когато с тях се създават права или задължения. Давайте права обмислено.

Съвет

Ако тепърва ще купувате КЕП, нека е на името на представляващия и с данните на фирмата. После всеки, който ще подписва, регистрира своя КЕП в служебния си профил към фирмата и прави тест на подписа, както препоръчва АОП – дни преди срока и от компютъра, от който ще подавате, за да видите навреме дали КЕП и компонентът за подписване работят.

КЕП за обществени поръчки: кой подписва офертата

КЕП е квалифицираният електронен подпис по чл. 13, ал. 3 ЗЕДЕУУ. Офертата се подписва в платформата, а правилото е в чл. 47, ал. 2 ППЗОП: когато я подпише лице с представителна власт по закон или по пълномощие, за подписани се смятат всички документи, които съдържат волеизявление на това лице. Със същия подпис то потвърждава и верността на документите, които не са представени в оригинал.

Подписът на представляващия не покрива чужди волеизявления – ЕЕДОП на подизпълнител, трето лице или член на обединение се подписва от тях, а файловете, за които документацията изисква отделен подпис, се подписват според нея (чл. 47, ал. 1 ППЗОП).

Ако фирмата се представлява от двама заедно, подписват и двамата – АОП има инструкция за подписване от повече от един представляващ. Ако подписва пълномощник, в ЕЕДОП се посочва обхватът на пълномощията му (чл. 41, ал. 5 ППЗОП), а основанията за отстраняване по чл. 54, ал. 1, т. 1, 2 и 7 ЗОП важат и за него (чл. 54, ал. 3 ЗОП).

ЕЕДОП в платформата може да подпише само лице, което има регистрация в нея. Който няма профил (например подизпълнител), попълва ЕЕДОП в услугата на адрес espd.eop.bg, подписва го с КЕП извън платформата и файлът се прикача към офертата. Как се попълва самият ЕЕДОП – в статията ЕЕДОП: как се попълва правилно, а как участва обединение без собствена регистрация – в статията Обединение и подизпълнители.

Подаване на оферта в ЦАИС ЕОП стъпка по стъпка

Ето самото подаване – по ръководството на платформата и инструкциите на АОП за ЦАИС ЕОП, откъдето са и названията на бутоните; при промяна в интерфейса водещо е актуалното ръководство.

1. Отворете поръчката и създайте оферта. Изберете обособените позиции, в които участвате. Документите се подават за всяка позиция поотделно; ЕЕДОП и документите към него могат да се представят общо само ако възложителят го е допуснал при еднакви критерии за подбор (чл. 47, ал. 4 ППЗОП).
2. Запазете ключа. Документите се криптират с уникален ключ, създаден в браузъра Ви (чл. 9л, ал. 2 ППЗОП) – отделен за всяка поръчка. Платформата Ви предлага да го изтеглите като файл; обикновено той отива в папката за изтегляния на браузъра. Запазете го веднага.
3. Попълнете ЕЕДОП и качете документите. ЕЕДОП се попълва в платформата. Всеки файл отива в своя раздел, а ценовото предложение – само в неговия: в процедурите то по правило се криптира отделно (чл. 9л, ал. 1 ППЗОП) и се отваря само ако техническото предложение отговаря на изискванията (чл. 57, ал. 1 ППЗОП). При обява, покана или оценка преди подбора всичко се криптира и отваря заедно (чл. 96а, ал. 1 и чл. 9л, ал. 1 ППЗОП).
4. Подпишете с КЕП. Нужните лица подписват офертата в платформата – всяко със своя КЕП, регистриран в служебния му профил. По инструкцията на АОП всеки подписващ трябва да е присъединен към профила на фирмата и да разполага с ключа за поръчката – дайте му го навреме.
5. Подайте. След всички нужни подписи офертата се подава с „Подай“. Статусът ѝ става „Подадена“ и получавате имейл. Подписана, но неподадена оферта не стига до възложителя.
6. До срока можете да я промените, допълните или оттеглите (чл. 101, ал. 7 ЗОП). В платформата това става, като оттеглите подадената оферта и подадете нова.
7. След срока декриптирайте с ключа – офертата, а когато ценовото предложение е криптирано отделно, после и него (чл. 9л, ал. 4 ППЗОП; при обява или покана – чл. 96а, ал. 2 ППЗОП). Сроковете са в следващия раздел.

Ключът и декриптирането: какво става след подаването

Ключът е най-подценяваната част от подаването: пази го единствено участникът (чл. 9л, ал. 4 ППЗОП), а без него офертата не може да бъде отворена. Който не декриптира документите си в срок, се отстранява (чл. 9л, ал. 5 ППЗОП; чл. 107, т. 5 ЗОП), колкото и добра да е офертата му.

При обява или покана всички документи се криптират заедно и се декриптират веднъж – до датата и часа на отварянето (чл. 96а, ал. 1 и 2 ППЗОП); веднъж се декриптира и при оценка преди подбора (чл. 104, ал. 2 и чл. 181, ал. 2 ЗОП). Когато ценовите предложения се криптират отделно (чл. 9л, ал. 1 ППЗОП), сроковете са два:

• за офертата – от изтичането на срока за получаване на оферти до датата и часа на отварянето, посочени в обявлението или поканата (чл. 9л, ал. 4, т. 1 ППЗОП);
• за ценовото предложение – от съобщението за отварянето му до обявените дата и час (т. 2). Съобщението идва в платформата поне 24 часа преди отварянето (чл. 57, ал. 3 ППЗОП).

Пример

Срокът за оферти е 14.12.2026 г., 17:00 ч., а отварянето – 15.12.2026 г., 10:00 ч. Офертата декриптирате между 17:00 ч. на 14.12 и 10:00 ч. на 15.12. Ако ценовите предложения се отварят на 08.01.2027 г. в 11:00 ч., ценовото си предложение декриптирате от получаването на съобщението до 11:00 ч. на 08.01.

Ако загубите ключа преди срока, платформата позволява да генерирате нов ключ, но той не отключва нищо, криптирано със стария: офертата се подготвя и подава отново. Ако вече сте я подали, по ръководството на платформата новият ключ я оттегля и изтрива съдържанието ѝ – затова първо потърсете стария ключ. Ако ключът се загуби след срока, офертата не може да се декриптира и участникът се отстранява (чл. 9л, ал. 5 ППЗОП).

Внимание

Пазете ключа на две места – в общата папка на фирмата и на външен носител, без да променяте самия файл. Ако го пращате по имейл, първо го архивирайте в zip: АОП предупреждава, че някои пощи променят файла и той вече не може да се приложи. Определете кой декриптира и кой го замества, ако отсъства.

След като председателят на комисията декриптира офертите, в публичната преписка на поръчката се виждат наименованията на участниците – и на членовете на обединенията – и датата и часът на подаване (чл. 54, ал. 2 ППЗОП). Съобщенията от платформата се смятат за връчени, щом постъпят в профила на лицето за контакт по поръчката (чл. 9к, ал. 2 ППЗОП), затова следете профила си (ал. 3).

Ако комисията посочи липса или несъответствие в ЕЕДОП, срокът за нов ЕЕДОП или документи е кратък: в процедура – до 5 работни дни от получаването на протокола (чл. 54, ал. 9 ППЗОП) или на уведомлението, когато оценката е преди подбора (чл. 61, ал. 3 ППЗОП); при обява или покана – 3 работни дни (чл. 97, ал. 5 и 7 ППЗОП).

Срокът за подаване: до кой час и какво става при срив на ЦАИС ЕОП

Крайният срок е дата и час от обявлението, а при събиране на оферти – от обявата. Промяната му в процедура се оповестява с ново обявление (чл. 100, ал. 13 ЗОП), а при обява – със съобщение в РОП (чл. 189а, ал. 3 ЗОП), затова проверявайте часа в последната публикация. Ако следите поръчката в ЕОП Direct (безплатно, с регистрация), ще получите имейл при промяна на срока, при ново разяснение, при спиране или прекратяване на процедурата, както и напомняне преди срока. Водеща е официалната страница на поръчката в ЦАИС ЕОП.

Разяснения се искат писмено: в открита и ограничена процедура – до 10 дни преди срока, а при съкратен срок – до 7 (чл. 33, ал. 1 ЗОП); в публично състезание – до 5 дни (чл. 180, ал. 1 ЗОП); при обява – до 3 дни (чл. 189 ЗОП). Отговорите се публикуват в ЦАИС ЕОП – в Регистъра на обществените поръчки, а в публичното състезание и при обявата – в профила на купувача (чл. 33, ал. 4, чл. 180, ал. 2 и чл. 189 ЗОП).

Решаващ е часът на платформата, не на Вашия компютър. Тя следи времето по UTC, а моментът на всяко значимо действие – и на подаването – се записва до секундата в часовата зона на възложителя и се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат (чл. 9в ППЗОП). За български възложител това е българското време.

Ако ЦАИС ЕОП спре точно преди срока, законът Ви защитава – но само при прекъсване на самата платформа. Когато непланирано прекъсване на платформата или на нужна нейна функционалност продължи над 30 минути през последните два часа преди срока или срокът изтече по време на прекъсването, срокът изтича в първоначално определения час в деня след възстановяването (чл. 39а, ал. 14 ЗОП; чл. 9е, ал. 1–3 ППЗОП).

Платформата сама премества и датите на отварянето, като пази разликата между сроковете (чл. 9е, ал. 2 и 3 ППЗОП) – сверете новия час за декриптиране. Преместен срок, който се пада в неприсъствен ден, изтича в първия присъствен (ал. 4), а АОП публикува съобщение и списък на засегнатите поръчки (ал. 6).

Проблем на Ваша страна – интернет, изтекъл КЕП, компютър – не удължава срока: стопанските субекти отговарят за спазването на сроковете (чл. 9г, ал. 2 ППЗОП). Затова подавайте по-рано.

Сроковете на конкретна поръчка сметнете с калкулатора на сроковете; как се пише искането за разяснения – в статията Искане за разяснения по ЗОП, а всички срокове по закона – в статията Сроковете по ЗОП. От 1 492 активни поръчки в каталога ни ето тези с най-близък краен срок:

Най-честите грешки при подаване на оферта

Тук са грешките около самото подаване – подпис, ключ, файлове, срок – и няколко във файловете, които личат едва след отварянето. Всяка може да струва седмици работа и се предотвратява с проверка навреме.

Всички основания за отстраняване, с членовете от закона, са в статията за причините за отстраняване от обществена поръчка. Как се остойностява сметката до цент – в статията КСС и ценово предложение, а попълнената КСС можете да прегледате с проверката на КСС.

Такива грешки лесно се пропускат в бързината на последните дни. Ако подготвяте офертата сами, пакет „Проверка“ (от 439 €) ги търси, преди да подпишете: нашият екип анализира изискванията на поръчката и проверява срещу тях техническото и ценовото Ви предложение – и за цени в техническото, разминавания с КСС до цент и скрито съдържание. Всяка констатация в доклада е с източника си.

Последните 48 часа преди срока: какво да проверите

Два дни преди срока грешка се поправя спокойно, а в последния час – трудно или изобщо не.

След подаването запазете имейла за потвърждение и екранна снимка на статуса „Подадена“ с часа на подаване. Ако по-късно възникне спор, с тях показвате кога сте подали; доказателство са и записите на платформата (чл. 9а, ал. 2 ППЗОП).

Какво можем да поемем ние – и какво остава за Вас

Самото подаване е последната стъпка от дълга работа. Ако не искате тя да пропадне заради файл или сума, можем да поемем подготовката – подписът и подаването остават при Вас.

В пакет „Пълен“ (от 800 €) започваме с анализа на изискванията и на грешките на възложителя. Питаме Ви само за липсващото – срок за изпълнение, гаранционни срокове, ключов персонал, документи извън фирмения профил – и подготвяме съгласувани помежду си техническо и ценово предложение с анализите на единичните цени, както и декларациите и указанията за ЕЕДОП. Накрая проверяваме целия комплект, а Вие преглеждате, подписвате с КЕП, подавате и отговаряте за офертата си.

За всяка поръчка подготвяме документи само за една фирма – никога за двама участници в една процедура, така че текстът на офертата Ви не се повтаря в чужда. Цената виждате, преди да поръчате: смята се от прогнозната стойност на поръчката или на обособените позиции, за които участвате, с надценки за всяка следваща позиция и за кратък срок до подаването (цените на пакетите). Ако КСС на възложителя има повече редове, отколкото пакетът включва, доплащането Ви предлагаме след анализа и го удържаме само с Ваше съгласие.

Често задавани въпроси

Може ли служител да подаде офертата вместо управителя?

Служителят може да подготви офертата с правата, които администраторът на профила му е дал (чл. 9ж, ал. 4 ППЗОП), но я подписва лице с представителна власт – по закон или по пълномощие (чл. 47, ал. 2 ППЗОП). Ако има пълномощно с нужния обхват, може да подпише и сам. Платформата допуска подаване и без всички нужни подписи, така че проверката е Ваша: оферта без подпис на правоимащ рискува отстраняване.

Мога ли да променя офертата след подаването?

До крайния срок – да: можете да я промените, допълните или оттеглите (чл. 101, ал. 7 ЗОП). След срока техническото и ценовото предложение не могат да се променят (чл. 104, ал. 5 ЗОП); допълва се само информацията за личното състояние и подбора, когато комисията посочи липса или несъответствие (чл. 104, ал. 4 ЗОП).

Какво да направя, ако ЦАИС ЕОП спре точно преди срока?

Ако непланираното прекъсване е над 30 минути през последните два часа преди срока или срокът изтече по време на прекъсването, срокът се премества в първоначалния час на деня след възстановяването (чл. 9е, ал. 1–3 ППЗОП). Запишете точния час, направете екранни снимки и се обърнете към техническата поддръжка на ЦАИС ЕОП. Проблем на Ваша страна – интернет, КЕП, компютър – срока не удължава.

Какво да направя, ако загубя ключа?

Преди срока платформата позволява да генерирате нов ключ, но той не отключва криптираното със стария: офертата се подготвя и подава отново, а по ръководството на платформата вече подадената се оттегля. След срока изгубеният ключ не може да се замени – офертата не може да се декриптира и това води до отстраняване (чл. 9л, ал. 5 ППЗОП).

Статията е обща информация към датата на обновяване и не е правна консултация. При конкретна поръчка решаващи са документацията на възложителя и действащият закон.