Количествено-стойностна сметка: как да я остойностите без грешка от 1 цент

Съдържание на статията

1. Какво е количествено-стойностна сметка и защо е част от цената?
2. Как се попълва КСС: какво попълвате и какво не пипате?
3. До колко знака се закръглят единичните цени?
4. Как се смята стойността на всеки ред и общата сума в Excel?
5. Непредвидени разходи и ДДС: къде и как се смятат?
6. Как цената да съвпада в КСС, ценовото предложение и ЦАИС ЕОП?
7. Максимална стойност: как да не я надвишите?
8. Може ли грешка в цената да се поправи след подаването?
9. Как да проверите КСС и ценовото предложение преди подаване?
10. Кой може да подготви КСС и ценовото предложение вместо Вас?
11. Често задавани въпроси

Количествено-стойностната сметка (КСС) е таблицата с видовете работи, мерните единици, количествата и цените им. В обществена поръчка възложителят дава работите и количествата, а Вие попълвате единичните цени. Ако документацията не казва друго, сметката е остойностена правилно, когато единичната цена е до цент, стойността на всеки ред е ROUND(количество × единична цена; 2), сумите са само от закръглените редове, а една и съща сума – до цент – стои в КСС, в ценовото предложение (цифром и словом) и в ЦАИС ЕОП.

Звучи просто, но точно тук се губят оферти след седмици работа: Excel показва 14,37, а в клетката стои 14,367301…; общата сума излиза с цент повече от сбора на редовете; словом е изписано друго число. След крайния срок нищо от това не се поправя.

По-долу ще намерите какво попълвате и какво не пипате, как се закръгля в Excel, непредвидените разходи и ДДС, какво въвеждате в ЦАИС ЕОП и списък за проверка преди подаване.

Какво е количествено-стойностна сметка и защо е част от цената?

КСС е списъкът на всичко, което ще изпълните, с количествата от проекта или от техническата спецификация. В строителството колоните обикновено са „№“, „Наименование“, „Мярка“, „Количество“, „Единична цена“ и „Стойност“, често с отделен лист за всеки подобект и рекапитулация накрая. Възложителят я прилага към документацията като образец – обикновено в Excel.

В обществена поръчка офертата съдържа техническо и ценово предложение (чл. 101, ал. 3 ЗОП), а ценовото предложение обхваща „цена на придобиване и всички други предложения по показатели с парично изражение“ (чл. 39, ал. 3, т. 2 ППЗОП). Попълнената КСС обикновено е неразделна част от него: от нейните единични цени се образува цената, която комисията оценява.

Как се попълва КСС: какво попълвате и какво не пипате?

Остойностяването на КСС е попълване на единичните цени – стойностите и сумите излизат от тях. Попълвате клетките за единични цени (често оцветени в жълто) и това, което образецът изрично казва, че се попълва. Всичко останало е условие на възложителя, а към обявените условия трябва да се придържате точно (чл. 101, ал. 5 ЗОП).

Още три правила:

• Всяка позиция има цена над 0. Празна позиция означава, че офертата не покрива целия обем; нулева цена давайте само ако документацията изрично я позволява.
• Грешката на възложителя не се поправя тихо. Количество, чийто формат крие знаци (в клетката 12,345, а се вижда 12,35), обща сума, която пропуска ред, позиция, която липсва спрямо проекта – това са въпроси към възложителя, а не Ваши поправки.
• Ако КСС е само в PDF, пренесете позициите в Excel дословно – със същите наименования, мерки и количества, като количествата показват всичките си знаци.

Ако искате възложителят да поправи самата КСС, действайте рано – това става само с промяна на документацията. Предложение за промени се прави до 10 дни от публикуването на обявлението в РОП при открита процедура (3 дни при съкратен срок; чл. 100, ал. 2 и 5 ЗОП) и до 3 дни при публично състезание (чл. 179, ал. 1 ЗОП).

Възложителят може да промени документацията само веднъж: при открита процедура – до 14 дни от публикуването, след което може да променя само сроковете, а при публично състезание изпраща промените за публикуване до 7 дни; при съкратен срок и в двата случая – до 5 дни (чл. 100, ал. 3, 5 и 6; чл. 179, ал. 1 ЗОП). След това КСС се остойностява така, както е дадена.

Искането за разяснения има по-късен срок: до 10 дни преди крайния срок при открита процедура (7 дни при съкратен срок; чл. 33, ал. 1 ЗОП), до 5 дни при публично състезание (чл. 180, ал. 1 ЗОП) и до 3 дни при събиране на оферти с обява (чл. 189 ЗОП). С разясненията условията на процедурата не се променят (чл. 33, ал. 5 ЗОП). Датите за конкретна поръчка смята калкулаторът на сроковете.

Скрити редове, колони и листове

Excel сумира и скритите редове: комисията вижда едно, а сумата съдържа друго. Затова не скривайте нищо в своите файлове – всичко, което подписвате с КЕП, трябва да се вижда при отваряне. Ако скрити редове или листове има в самия образец, не ги изтривайте: проверете какво има в тях и поискайте разяснение, докато има срок. Позициите от поръчката в тях се остойностяват като останалите.

До колко знака се закръглят единичните цени?

ЗОП и правилникът за прилагането му не определят колко знака след десетичната запетая има цената в офертата. Определя го възложителят – в текста на документацията и в образеца на КСС (формулите и форматите). В ЦАИС ЕОП той задава и колко знака приема полето за цената, но това се отнася до сумата, която въвеждате там, а не до единичните цени. Ето как звучи правилото в реални документации:

Пример

„Единичните цени в КСС следва да са представени до втория знак … При ползване на Excel да се приложи функция ‚Round‘.“ Друг възложител пише кратко: „Цените се закръглят до втория знак след десетичната запетая.“

Когато документацията мълчи, сигурният избор е 2 знака – до цент – със закръгляне „5 и нагоре“, както закръгля ROUND в Excel. Ако документацията изисква повече знаци (например при горива), следвате нея.

Форматът не е закръгляне

Най-коварната грешка: клетката показва 14,37, а съдържа друго число. Форматът с 2 знака само скрива останалите, а Excel продължава да смята с тях.

Пример

цена от стар ценоразпис в лева – 28,10 лв., превалутирана по курса 1,95583 с =28,10/1,95583. Клетката показва 14,37 €, а съдържа 14,367301… При 1 250,4 м² редът показва 17 964,87 €, а 1 250,4 × 14,37 дава 17 968,25 € (до цент). Комисията вижда цена, която не дава показаната стойност – разлика 3,38 €.

Закръглете цената там, където се смята: =ROUND(28,10/1,95583;2) дава точно 14,37. Ако цената идва от анализ на единичната цена, до цент се закръгля всеки ред на анализа, а единичната цена е сборът на закръглените редове – без скрити знаци по веригата. Как се прави самият анализ, вижте в статията за анализите на единичните цени.

Не включвайте в Excel опцията „Set precision as displayed“ (така се казва в английската версия), за да „оправите“ знаците: тя променя трайно всички числа в книгата според формата им – включително количествата на възложителя, ако форматът им крие знаци.

Как се смята стойността на всеки ред и общата сума в Excel?

Формулата за стойност е една и съща за всеки ред, а сумите се смятат само от закръглените стойности. Когато формулите пишете Вие (образецът няма свои) и количеството е в колона G, единичната цена – в H, а стойността – в I:

• стойност на ред: =IF(H7="";"";ROUND(G7*H7;2)) – докато няма цена, клетката остава празна;
• сума на раздел или подобект: =ROUND(SUM(I7:I40);2);
• ДДС, ако образецът няма своя формула: =ROUND(I41*20%;2).

С български регионални настройки аргументите в Excel се разделят с „;“, а с английски – със запетая: =ROUND(G7*H7,2).

Защо ROUND в реда има значение – пример с три позиции за улица:

Без ROUND сборът на показаните редове е 42 429,57 €, а клетката с общата сума показва 42 429,58 €, защото събира 17 968,248 + 8 812,194 + 15 649,134. Грешката продължава нататък: показаните 42 429,58 € и 8 485,92 € ДДС правят 50 915,50 €, а клетката „с ДДС“ показва 50 915,49 €.

С ROUND сметката е 42 429,57 + 8 485,91 = 50 915,48 € и всяко число се потвърждава с калкулатор.

Ако формулите в образеца са без ROUND

Много образци вече съдържат формули, а те не се пипат без основание. Ако имат ROUND, попълвате само единичните цени. Ако нямат, а количествата са дробни, произведението лесно излиза с трети знак: 486,3 × 32,18 = 15 649,134 €.

Когато документацията изрично изисква ROUND или „всички стойности до втория знак“, добавяте ROUND(…; 2) само във формулите, които нямат ROUND. Ако обаче пише и че образецът не се променя, двете изисквания си противоречат – това е въпрос към възложителя.

Когато документацията мълчи, не пипайте формулите. Изберете единични цени, при които всеки ред излиза точно в центове – при количество с един знак след запетаята такава е всяка цена, кратна на 0,10 €: 486,3 × 32,20 = 15 658,86 €. И поискайте разяснение, докато има срок.

Ако сметката има стотици редове, проверката на око не работи. В ЕОП Direct качвате попълнената КСС в проверката на КСС и виждате редовете, в които количество × единична цена не дава показаната стойност, несъвпадащите суми, стойностите със знаци след цента, единичните цени с повече от 2 знака и скритите редове и листове. Можете да сверите сбора и с цената от ценовото предложение, и с прогнозната стойност. Файлът не се запазва.

Непредвидени разходи и ДДС: къде и как се смятат?

Непредвидените разходи се включват само ако документацията ги изисква – с нейния процент, върху нейната база, и също се закръглят: ROUND(база × процент; 2).

Пример

5 % непредвидени върху 42 429,57 € = 2 121,4785 € → 2 121,48 €. Общо без ДДС с непредвидените: 44 551,05 €.

Процент, различен от документацията, или непредвидени върху друга база са несъответствие с обявените условия, дори цената да излиза по-ниска.

ДДС се смята там, където го смята образецът. Ако възложителят го смята по подобекти, сборът може да се различава с цент от 20 % върху общата сума: два подобекта по 100,03 € дават ДДС 20,01 + 20,01 = 40,02 €, а 20 % от 200,06 € са 40,01 €. Вярното число е това от образеца.

Сумата „с ДДС“, която пишете другаде, се взема от собствената клетка на образеца, а не се смята наново. ДДС се смята веднъж върху общата сума само когато образецът не го смята.

Как цената да съвпада в КСС, ценовото предложение и ЦАИС ЕОП?

Трите места са като върховете на триъгълник: между всеки две стои знак за равенство. Източникът е попълнената КСС; ценовото предложение и ЦАИС ЕОП само повтарят нейните числа – до цент. Типичното изречение в образеца изглежда така:

Пример

„Предлагаме обща цена за изпълнение на поръчката в размер на 42 429,57 € (словом: четиридесет и две хиляди четиристотин двадесет и девет евро и 57 евроцента) без ДДС, съгласно приложената количествено-стойностна сметка.“

1. КСС → ценово предложение, цифром. Всяка сума в образеца на ценовото предложение – без ДДС, с ДДС, с непредвидени, по подобекти – е равна на съответната клетка в КСС.
2. Цифром → словом. Изписвайте и центовете: „… евро и 57 евроцента“. Прочетете думите обратно и ги сравнете с цифрата, заедно с валутата.
3. КСС → ЦАИС ЕОП. В платформата въвеждате сумата, която иска въпросът за цената: най-често общата цена без ДДС, понякога с ДДС или без непредвидените разходи. Ако не е ясно коя сума се иска, поискайте разяснение – не я отгатвайте; ако възложителят е написал „не се попълва“ или „посочете 0“, направете точно това.
4. Показатели → анализи. Ако образецът иска и ценообразуващите показатели (часова ставка, допълнителни разходи, печалба), те са същите, с които са смятани анализите на единичните цени.

Кое число важи при разлика, решава документацията. В документациите се срещат и „ще се взема предвид изписаната с думи“ (при разлика между цифром и словом), и „при установени разлики в различните документи, участникът ще бъде предложен за отстраняване“. И в двата случая разликата е несъответствие, което след крайния срок не се поправя (чл. 104, ал. 5 ЗОП).

Полето за цената в ЦАИС ЕОП приема толкова цифри след десетичния знак, колкото е задал възложителят. Ако са по-малко, отколкото има сумата Ви (например само цели евро), не закръгляйте числото само в платформата – то вече няма да е равно на КСС. Вместо това променете единичните цени в самата КСС (при анализи – цените на материалите или механизацията, никога процентите, часовата ставка или нормите), докато сумата излезе с допустимите знаци; после проверете отново максимума и чл. 72.

Как се подава самата оферта, е описано в статията как се подава оферта в ЦАИС ЕОП.

Максимална стойност: как да не я надвишите?

Ако документацията обявява максимална стойност за поръчката, за обособената позиция или отделно за подобект, сравнете сумата си с нея до цент и на същата основа: „без ДДС“ със сумата без ДДС, „с ДДС“ с клетката с ДДС, „без непредвидените“ – без тях. Цена над максимума е оферта, която не отговаря на предварително обявените условия за изпълнение на поръчката, и е основание за отстраняване (чл. 107, т. 2, б. „а“ ЗОП).

Обратната крайност също има правило. Ако цената Ви е с повече от 20 % по-благоприятна от средната стойност на предложенията на останалите участници по същия показател (при три или повече допуснати до оценяване оферти) или от обявената прогнозна стойност (при една или две; когато тя не е приложима – от друга база за сравнение, посочена от възложителя в обявените условия), възложителят изисква обосновка в 5-дневен срок (чл. 72, ал. 1 ЗОП). Как се пише тя, вижте в статията за обосновката по чл. 72 ЗОП.

Може ли грешка в цената да се поправи след подаването?

До крайния срок – да: всеки участник може да промени, да допълни или да оттегли офертата си (чл. 101, ал. 7 ЗОП).

След крайния срок – не. Проверките и разясненията не могат да водят до промени в ценовото предложение (чл. 104, ал. 5 ЗОП). Възможността да представите нова или допълнена информация (чл. 104, ал. 4 ЗОП) се отнася до личното състояние и критериите за подбор, а не до цената.

Последиците зависят от документацията и от грешката: отстраняване за неизпълнено условие от обявлението или документацията (чл. 107, т. 1 ЗОП), за оферта, която не отговаря на предварително обявените условия за изпълнение на поръчката (чл. 107, т. 2, б. „а“ ЗОП), или за неспазени условия за представяне, включително за форма (чл. 107, т. 5 ЗОП). Всички основания с примери са събрани в статията за най-честите причини за отстраняване.

Как да проверите КСС и ценовото предложение преди подаване?

Десет точки, които проверяваме във всяко ценово предложение – минете ги и Вие преди подаването:

1. Ползвате последната версия на образеца – с всички разяснения и промени.
2. Наименования, мерки и количества са непроменени; няма добавени, изтрити или скрити редове и листове.
3. Всяка позиция има единична цена, записана с 2 знака (или колкото изисква документацията).
4. Стойността на всеки ред е ROUND(количество × единична цена; 2).
5. Сумите по раздели, подобекти и общо са само от закръглените редове.
6. Непредвидените разходи са с процента и базата от документацията, а ДДС – където и както го смята образецът.
7. Общата сума не надвишава максимума по позиция и по подобект – на същата основа, а при „под …“ или „по-ниска от …“ е поне с 1 цент по-ниска от него.
8. Ценовото предложение цифром и словом е равно на клетките в КСС до цент.
9. Сумата в ЦАИС ЕОП е тази, която иска въпросът за цената – до цент.
10. Единичните цени в анализите (ако се изискват) са същите като в КСС, всички дейности от КСС са и в линейния график (ако се изисква), а всички файлове са подписани с КЕП.

В момента са отворени 282 поръчки за строителство. Ето част от тях:

Кой може да подготви КСС и ценовото предложение вместо Вас?

Ако предпочитате да не прекарвате вечерите в сверяване на центове, нашият екип подготвя ценовата част с пакета „Ценово“ (от 500 €). Започваме с анализ на изискванията: формата на ценовото предложение (знаци, ROUND, кое число важи при разлика, какво се въвежда в ЦАИС ЕОП, максимумите) и грешките в КСС на възложителя – количества, които крият знаци, суми, които пропускат ред, формули без ROUND, скрити редове. За всяка грешка препоръчваме искане за разяснения или предложение за промени и посочваме срока.

После попълваме КСС във файла на възложителя с анализите на единичните цени по Вашите ценообразуващи показатели, подготвяме декларациите и проверяваме Вашето техническо предложение. Накрая проверяваме целия комплект, цифра по цифра.

Ако цената правите сами, същият анализ се поръчва и самостоятелно – пакетът „Анализ“ (от 79 €), а пакетът „Проверка“ (от 439 €) добавя проверка на техническото и ценовото Ви предложение преди подаването.

Във всички случаи Вие преглеждате, подписвате с КЕП и подавате в ЦАИС ЕОП – офертата остава Ваша. За една поръчка подготвяме документи само за една фирма, никога за двама участници в една и съща процедура. Точната цена виждате на страницата на поръчката, преди да поръчате, а какво включва всеки пакет – в цените на пакетите.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между количествена и количествено-стойностна сметка?

Количествената сметка съдържа само видовете работи, мерните единици и количествата – в строителството обикновено е част от проекта. Количествено-стойностната сметка добавя единичните цени, стойността на всеки ред и общата сума. В обществена поръчка възложителят дава количествата, а участникът попълва цените.

Мога ли да променя количествата в КСС, ако видя грешка?

Не – наименованията, мерките и количествата са условие на възложителя и се спазват точно (чл. 101, ал. 5 ЗОП). КСС се поправя само с промяна на документацията, затова посочете грешката веднага с предложение за промени: до 10 дни от публикуването на обявлението в РОП при открита процедура (3 дни при съкратен срок) и до 3 дни при публично състезание (чл. 100, ал. 2 и 5; чл. 179, ал. 1 ЗОП). Искането за разяснения има по-късен срок, но с него условията не се променят (чл. 33, ал. 5 ЗОП).

С ДДС или без ДДС се попълва ценовото предложение?

Обикновено общата цена се посочва без ДДС, а образецът често иска и сумата с ДДС. ДДС се смята там, където го смята образецът (например по подобекти), а в ЦАИС ЕОП въвеждате сумата, която иска въпросът за цената.

Могат ли единичните цени в КСС да са конфиденциални?

Не. Участниците не могат да се позовават на конфиденциалност по отношение на ценовото предложение, включително на единичните цени, които го формират (чл. 39, ал. 5 ППЗОП). След отварянето ценовите предложения се виждат в публичната преписка на поръчката, освен при поръчки по рамково споразумение (чл. 57, ал. 3 ППЗОП).

Къде намирам образеца на ценовото предложение и КСС?

В документацията на поръчката, на официалната ѝ страница в ЦАИС ЕОП. Ползвайте последната версия заедно с разясненията и промените. В ЕОП Direct всяка поръчка има връзка към официалната си страница.

Статията е обща информация към датата на обновяване и не е правна консултация. При конкретна поръчка решаващи са документацията на възложителя и действащият закон.